余杭区展览展板制作公司咨询*** 宏阳图文

会议/会展需要准备哪些工作？

根据会议要求，会议会场的布置，包括会议会展的会标，灯光，多媒体，电源，桌椅，茶杯，广告牌和各个服务的安排都要落实到位。

根据酒店或者其他会议场所提供的房间状况表，在报到前就应该确定房间，选定和***入住的房间和楼层。一些细节上的问题也不能忽视，比如说房间类型，需要放的水果，点心和其他卫生及特殊的安保工作。

提前检查菜单和其他服务状况，提前检查餐厅卫生，餐具必备品和完好程度，检查桌椅数量和摆设，确保准备完整。提前调整宣传设备的摆放和位置，会议期间的摄影设备和摄影人员的搭配要及时到位。电源的安全，确保会议开展道路的通畅，加强楼层和门卫等处的检查，增加安全隐患的意识。为避免个别代表和***的异常状况，应成立组或者是生活服务小组。会议散场和为防止意外发生，应该在大厅、楼层、餐厅、会议室和电梯表示箭头，和安全出口。

确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。

1、 确定会议目的及内容。

2、 确认主要是否有空，确定是否和重要工作有时间上的冲突。

3、 确认会议场地是否能满足会议需要，如外定酒店会议室，提前联系酒店。

4、 向财务中心申请会议经费预算。

二、确认会议主要负责人，确认会议主持人，确认邀请参会嘉宾和*** 名单，确认参会人员名单。

三、会议负责人安排会议议程。

1、 确认会议主要流程及各发言人内容。

2、 控制会议时间，安排会中休息。

会议材料的撰写

1、 安排会议主旨材料撰写。

2、 通知发言人准备讲稿。

3、 准备会议需用材料，准备电子文档和纸质文档便于查阅。

4、 撰写***的发言报告。

5、 准备主持词。

会前会场准备工作。

1、 分配会议各项工作，提前落实到部门和个人。

2、 布置会议场地，打扫会场卫生，准备鲜花盆栽。

3、 检查会议使用设备（音响、话筒、投影仪等）是否正常运转。

4、 准备会议需用***。

5、 给参会人员准备纸和笔。

6、 如参会人员距离会场过远，安排车辆接送。

7、 制作会议指南，含会议时间、地点、流程、注意事项（会场纪律），分发或通知参会人员。

安排会议预演。

1、 在会议召开前1-2天，会议准备人员进行会议效果预演，及 时发现问题，完善会议准备工作。

2、 审核所有发言人讲稿，审核会议所用资料是否正确。